Entender los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (Formulario I-9)

Como propietario de una empresa o empleador en los EE.UU., estar al tanto de sus obligaciones legales puede parecer mucho. Uno de los pasos más importantes para garantizar que su plantilla está legalmente autorizada a trabajar en Estados Unidos es gestionar correctamente el formulario I-9, también conocido como formulario de "Verificación de la elegibilidad para el empleo".

Gestionado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de EE.UU. (USCIS), este formulario es su billete para seguir cumpliendo las leyes de inmigración al tiempo que crea un equipo sólido y legalmente autorizado.

Esta guía desglosa el formulario I-9 en pasos fáciles de entender, para que sepas exactamente qué se requiere, por qué es importante y cómo evitar algunas multas cuantiosas. Considérela su hoja de ruta hacia la tranquilidad a la hora de contratar a las personas adecuadas.

¿Qué es el formulario I-9?

Empecemos por lo básico: El formulario I-9 es imprescindible para todo empleador estadounidense. Este formulario confirma la identidad y los requisitos para trabajar de cualquier persona que contrate, ya sea ciudadano estadounidense, residente legal permanente o no ciudadano autorizado para trabajar.

El caso es que tanto los empleados como los empresarios tienen un papel que desempeñar en la cumplimentación de este formulario. El empleado tiene que facilitar sus datos personales y mostrar documentos que demuestren su legitimidad. Tú, como empresario, eres responsable de verificar esos documentos y asegurarte de que todo es correcto.

Por qué el formulario I-9 es importante para los empresarios estadounidenses

¿Por qué es tan importante el formulario I-9? Sencillamente, porque es la ley y todos los empleadores de EE.UU. están obligados a cumplimentar este formulario para todas las nuevas contrataciones, sin excepciones. Un error puede acarrear multas elevadas y problemas legales.

Piense en el formulario I-9 como su protección contra la contratación de trabajadores no autorizados. Si cumplimenta y conserva correctamente estos formularios, demostrará que ha actuado con la diligencia debida para verificar la elegibilidad laboral de sus empleados.

Recuerde que organismos como el Departamento de Seguridad Nacional (DHS ) y el Departamento de Trabajo (DOL ) pueden solicitar acceso a estos formularios en cualquier momento durante una auditoría.

No tener los formularios en regla puede acarrear multas que oscilan entre 252 y más de 2.500 dólares por infracción, dependiendo del delito.

Cómo cumplimentar el formulario I-9: Guía paso a paso

Vamos a ver cómo hacer el formulario I-9 correctamente. La buena noticia es que no es tan complicado como parece una vez que lo desglosas.

Sección 1: Parte del trabajador

• Su nuevo empleado rellena esta sección en su primer día de trabajo.
• Tendrán que facilitar su nombre completo, dirección y fecha de nacimiento. Y lo que es más importante, deberán dar fe de su nacionalidad o de su condición de inmigrante.
• El empleado firma y fecha el formulario para certificar que todo es correcto.

Sección 2: Parte del empresario

• Aquí es donde entra usted. En un plazo de tres días laborables a partir de la fecha de incorporación del trabajador, debe comprobar los documentos que acreditan tanto su identidad como su derecho al trabajo.
• El trabajador puede optar por presentar un documento de la Lista A (como el pasaporte estadounidense) o una combinación de documentos de la Lista B (identidad, como el permiso de conducir) y de la Lista C (aptitud para trabajar, como la tarjeta de la Seguridad Social).
• A continuación, rellene los datos de estos documentos, firme el formulario y féchelo.

Sección 3: Reverificación (en caso necesario)

• Si la autorización de trabajo de un empleado caduca, o si vuelve a ser contratado en los tres años siguientes a su fecha de contratación original, esta es la sección que tendrá que revisar.

Si cumplimenta estas secciones con exactitud, se asegurará de que su empresa cumple la normativa.

¿Qué documentos son aceptables para el formulario I-9?

Hablemos ahora de los documentos que deben presentar sus empleados. Aquí no hay una solución única: el formularioI-9 permite flexibilidad en función del tipo de documentos que se presenten. He aquí un resumen rápido:

• Lista A: Estos documentos prueban tanto la identidad como la posibilidad de trabajar. Por ejemplo, un pasaporte estadounidense o una tarjeta de residente permanente.
• Lista B: Estos documentos sólo prueban la identidad, como el permiso de conducir.
• Lista C: Demuestran el derecho a trabajar, como la tarjeta de la Seguridad Social.

Una cosa clave que hay que recordar: no puede decirle a su empleado qué documentos debe presentar. Hacerlo podría considerarse discriminatorio y el empleado tiene derecho a elegir cualquier combinación de documentos válidos de las listas.

¿Cuánto tiempo debe conservar y almacenar el formulario I-9?

Rellenar el formulario I-9 es sólo una parte del proceso: también hay que saber cuánto tiempo hay que conservarlo. La regla general es conservar el formulario durante tres años a partir de la fecha de contratación del empleado o un año después de su baja, lo que ocurra más tarde.

Puede almacenar estos formularios en papel o electrónicamente, pero asegúrese de que se guardan de forma segura. Una mala gestión del formulario I-9 -comoperderlo o no guardarlo correctamente- puede acarrear multas, especialmente durante una auditoría.

Sanciones por incumplimiento del formulario I-9

El incumplimiento de los requisitos del formulario I-9 puede suponer un duro golpe para su empresa. Las sanciones varían en función de la infracción, pero esto es lo que le espera:

• Infracciones de papeleo: Multas de entre 252 y 2.507 dólares por formulario.
• Contratar o seguir contratando a sabiendas a trabajadores no autorizados: Multas de hasta 23.607 dólares por reincidencia.

Nadie quiere verse atrapado en eso y el coste de no hacer las cosas bien supera con creces el esfuerzo que supone cumplir la normativa.

Cómo puede ayudarle Rozas Immigration

Si se siente abrumado o inseguro sobre el manejo del Formulario I-9, no se preocupe-RozasImmigration está aquí para ayudar. Tenemos un amplio conocimiento de ley de inmigración en Louisiana y podemos guiarle a través de todo, desde completar los formularios correctamente hasta la preparación para las auditorías. Permítanos ayudarle a asegurar que su negocio cumpla con las leyes de empleo de los Estados Unidos.

¿Tiene alguna pregunta o necesita ayuda? Póngase en contacto con nosotros en (225) 341-6945 o concierte una cita. Estamos aquí para proteger su negocio y darle la tranquilidad que necesita.