Rozas desarrolló un sistema de respuesta a consultas de dos minutos que obtuvo reconocimiento a nivel nacional en el ámbito de la tecnología jurídica.

Cuando llamas a un bufete de abogados por un problema legal, lo normal es que esperes recibir una respuesta en cuestión de minutos, no de días. Esa es precisamente la experiencia que Matthew Rozas ha incorporado al proceso de admisión de casos en el bufete Rozas Law Firm, y eso le ha valido al bufete un reconocimiento externo que no ha tenido que buscar.

Matthew Rozas, director de operaciones del bufete Rozas Law Firm, ha rediseñado el sistema de gestión de consultas del bufete para que los nuevos clientes reciban respuesta en unos dos minutos, lo que ha permitido reducir en más de 66 horas el trabajo administrativo mensual. Tanto Zapier como la publicación británica SmartSME han destacado este proyecto de forma independiente.

Este artículo se basa en la propia página del equipo del bufete Rozas Law Firm y en los reportajes independientes que Zapier y SmartSME publicaron sobre el proyecto, y no solo en textos de marketing. Matthew Rozas supervisa las operaciones como director de operaciones en un bufete que lleva representando a clientes de Luisiana desde 2004.

Esto es lo que tienes que saber:

• Una respuesta más rápida, siempre. Los nuevos clientes potenciales reciben ahora noticias del bufete Rozas en unos dos minutos, en lugar de tener que esperar a que les devuelvan la llamada, que puede que llegue o no ese mismo día.
• Más de 66 horas que el equipo recupera cada mes. El personal que antes se dedicaba a las tareas manuales de registro dedica ahora ese tiempo a los casos de los clientes.
• Reconocimiento externo a la empresa. Tanto Zapier como SmartSME han informado sobre el sistema por iniciativa propia, lo que significa que los resultados han resistido el escrutinio de terceros, y no solo el de la propia empresa.

Presentamos a Matthew Rozas: director de operaciones de Rozas

Matthew Rozas, director de operaciones del bufete Rozas Law Firm, llegó al cargo con una trayectoria que no se ajusta al perfil típico de un puesto de operaciones en un bufete de abogados. Sirvió en la Reserva del Cuerpo de Marines de los Estados Unidos como especialista en servicios jurídicos, obtuvo el rango de Eagle Scout en su adolescencia y cuenta con un máster en Administración de Empresas (MBA) por la Universidad Estatal de Luisiana (LSU). Esa combinación de disciplina militar y formación empresarial se refleja directamente en la forma en que abordó el problema de la captación de clientes del bufete.

En lugar de contratar a más personal para atender y desviar las llamadas, Rozas conectó las herramientas con las que ya contaba el bufete —Clio Grow, RingCentral y Gmail— a través de Zapier y AI by Zapier, de modo que cada nuevo cliente potencial se registra, se documenta y se atiende automáticamente en el momento en que se recibe.

Por qué es importante para los clientes recibir una respuesta en dos minutos

Quien se pone en contacto con un bufete de abogados suele estar pasando por una situación estresante: una acusación penal, un visado de inmigración o un asunto familiar que no puede esperar. Tener que lidiar con ese problema mientras se espera a que le devuelvan la llamada, que va avanzando lentamente en la cola, supone una presión adicional que no tiene nada que ver con el asunto jurídico en sí.

Una respuesta en dos minutos cambia esa experiencia antes incluso de que comience el trabajo jurídico. Le transmite a un posible cliente que alguien le está prestando atención, que su situación no se queda olvidada en una pila de expedientes y que el bufete que está barajando tiene un funcionamiento organizado. Esa primera impresión es importante, porque la rapidez y claridad con la que un bufete se comunica en la fase inicial suele ser la única señal de la que dispone un nuevo cliente potencial para evaluar la relación profesional que está a punto de establecer.

Además, esto significa que se pierden menos cosas. Una comunicación más rápida y organizada desde el primer momento reduce la probabilidad de que se pasen por alto detalles o de que un cliente potencial se desanime y llame a otra persona, por lo que el bufete puede centrarse en las necesidades jurídicas reales del cliente cuanto antes.

El reconocimiento nacional e internacional de Rozas

Las cifras que hay detrás del sistema son concretas: más del 99 % del flujo de trabajo automatizado se ejecuta con éxito; la tasa de conversión de clientes potenciales en clientes de la empresa ha pasado de alrededor del 11 % a casi el 14 %; y el porcentaje de llamadas atendidas en menos de 20 segundos ha aumentado de menos del 60 % a más del 80 % en las últimas semanas.

Esos resultados son la razón por la que Zapier destacó el sistema de gestión de casos del bufete Rozas Law Firm en su propio reportaje, y por la que SmartSME se hizo eco de la noticia para su público del Reino Unido como ejemplo de automatización bien hecha fuera del sector tecnológico.

El mes que viene, el equipo de Rozas recibirá un premio de Clio, una plataforma de gestión mundial basada en la nube para bufetes de abogados, por los logros alcanzados al utilizar sus servicios para alcanzar este nivel de éxito.

Ponte en contacto con Rozas hoy mismo para recibir una respuesta rápida de un abogado colegiado

Que Zapier te dedique un artículo y que se hable de ti a nivel internacional no es el objetivo de gestionar bien un bufete de abogados, pero sí es una forma útil de comprobar desde fuera si el trabajo que se realiza entre bastidores está dando realmente sus frutos.

Para el bufete de abogados Rozas, «una respuesta en dos minutos» ya no es un eslogan, sino una práctica documentada y verificada por terceros que forma parte de la forma en que el bufete atiende a cada nuevo cliente potencial que acude a él.

Este contenido ofrece información general sobre el funcionamiento del bufete de abogados Rozas. No constituye asesoramiento jurídico, y su lectura no da lugar a una relación abogado-cliente.